PFU, la división de escáneres de RICOH en España impulsa una sofisticada estrategia ligada a la IA

La transformación digital en España está entrando en una nueva etapa. Tras años en los que el protagonismo recayó en el software, las plataformas cloud o la automatización de procesos, el foco comienza a desplazarse hacia el origen de toda estrategia digital: la calidad del dato. La IA es el nuevo gran desafió de las organizaciones de cualquier tamaño y, por tanto, la información se está consolidando como el primer eslabón de la cadena de valor. Por ello, la compañía japonesa, impulsa una innovadora estrategia para abordar un negocio que tiene un crecimiento acelerado en nuestro país superior al 22% anual.

“Los escáneres y la captura del dato de calidad, por el gran desarrollo de la IA, han pasado de ser algo destinado a necesidades empresariales concretas, casi podría decir una infraestructura auxiliar, a convertirse en un elemento crítico para cualquier organización señala Jesus Cabañas, Regional Sales Manager de PFU (EMEA) Limited Iberia- . El dato y el negocio de la IA lo mueven todo a un ritmo vertiginoso. La Inteligencia artificial ha venido para convertirse en un gran acelerador de las operaciones empresariales y un agente transformador de los procesos internos. Hay una urgente necesidad de convertir los documentos en datos de calidad y en conocimiento estratégico. El uso de datos inconsistentes, incompletos o simplemente de baja calidad para entrenar y explotar la IA es un riesgo similar, que conducir un formula 1 a 300Km por hora con la visera del casco borrosa”.

En este sentido PFU ha iniciado una estrategia basada en el impulso de sofisticadas soluciones con las que las organizaciones independientemente de su tamaño e identidad podrán acometer proyectos, que permitan no solamente transformar sus flujos documentales en digitales, sino incorporar todo el conocimiento que reside en el corpus documental construido durante décadas. Una estrategia claramente diseñada tanto en la personalización y en la verticalización en sectores claves para este 2026, como en entender necesidades concretas y en la creación de proyectos que conviertan sus datos en la llave para la implantación de una IA personal y única.  

Según el Instituto Nacional de Estadística (INE, 2025), el 21,1 % de las empresas españolas ya utiliza tecnologías de Inteligencia Artificial y el 44,3 % emplea servicios cloud de pago, un indicador del fuerte avance de la digitalización empresarial en el país. Sin embargo, en muchos sectores una parte significativa de la información crítica sigue teniendo su origen en documentos físicos o en formatos no estructurados. Contratos, expedientes administrativos, historiales clínicos, formularios o facturas continúan generándose o archivándose en papel. Esto convierte a la captura documental en un componente crítico de cualquier proceso de digitalización. Una realidad perfectamente contemplada en esta estrategia.

Creación del área de cultura e historia. El Vaticano primer proyecto.

También es interesante destacar que la compañía va a impulsar un área ligada a la cultura y la historia. Millones y millones de documentos con valiosa información se encuentran almacenados en papel fuera del alcance de la mayor parte de la sociedad. “En las circunstancias actuales y con los nuevos agentes en la gestión y difusión de la información, lo que no esté digitalizado corre el gran riesgo de desaparecer. Proyectos como el desarrollado en el Vaticano, donde nuestros RICOH Image Scanners ayudan en la digitalización de sus documentos históricos que se remontan a más de 100 años, es la prueba de la necesidad en esta área. Un contrato que fue elegido por el Dicasterio para la Comunicación del Vaticano creado por el papa Francisco con el propósito de reestructurar las comunicaciones, para responder más eficazmente a la misión de la Iglesia Católica y que se usaran como una fuente de recursos de investigación.”- afirma Cabañas

Según el Instituto Cervantes, es imposible determinar con exactitud cuántos documentos culturales e históricos existen en España, ya que la cifra asciende a cientos de millones de unidades repartidas en más de 36.000 archivos, bibliotecas y museos. España posee un patrimonio documental inmenso fruto de siglos de historia, custodiado tanto en archivos estatales, regionales, locales, eclesiásticos como privados. “Si apostamos por impulsar el dato podríamos conseguir convertir nuestra cultura, historia etc. en un elemento esencial para universidades, instituciones, los ciudadanos, investigadores, etc.  Y,  además, creo que debemos tomarnos en serio la protección de nuestra historia ante desastres naturales o errores humanos”.

Tras años de anonimato la captura documental pasa a ser prioritaria

Para muchas empresas la digitalización de sus procesos ha sido un mero lavado de cara. El mismo flujo de documento que se hacía en papel ahora se hace con una imagen digital, sin alterar los pasos y la naturaleza de este. Igualmente, los archivos que intentaron acometer una digitalización únicamente realizaron una catalogación y un escaneado documental que solo preserva una imagen fiel del documento y se olvida de la accesibilidad de la información contenida.

Ahora, la estrategia de la compañía no radica solo en capturar el documento y convertirlo en imagen, sino en dotar a todas las organizaciones de las soluciones de hardware y software necesarias para convertir esos documentos en datos de calidad útiles y precisos. Estos son la base de una IA sin alucinaciones.

Sectores como banca, administración pública, sanidad o educación, donde el volumen documental es especialmente elevado y la precisión de la información resulta crítica, están incorporando soluciones de captura documental como parte estructural de sus procesos de digitalización. Y muestran sin fricción la necesidad de utilizarlos de forma inteligente.

PFU acumula más de sesenta años de experiencia en tecnología de escaneo, con una base instalada global de más de 15 millones de escáneres vendidos y cuotas de mercado que alcanzan el 71 % en Japón, el 42 % en Norteamérica y el 33 % en Europa.

A lo largo de su trayectoria, la compañía ha introducido diversas innovaciones en este ámbito, desde el desarrollo del primer escáner de imagen en 1983 hasta tecnologías de detección ultrasónica de multialimentación. Más recientemente, la incorporación de Clear Image Capture ha permitido mejorar la nitidez de las imágenes digitalizadas, reducir distorsiones y minimizar la necesidad de repetir escaneos, factores que influyen directamente en la calidad del dato obtenido.  La empresa también ha reforzado recientemente su porfolio con la incorporación del nuevo software de captura PaperStream, que permite extraer datos fiables incluso de texto manuscrito no cursivo y convertir documentos en activos digitales preparados para el entorno actual basado en datos.