Una luz en el túnel

Debemos hacer de la necesidad una virtud. Es momento de revisar  procesos históricos, aplicar buenas prácticas y donde ya no es útil aquello de “Siempre se ha hecho así…. Y por eso lo hacemos así…”.

No es tiempo de “Don Tancredos” para pasar el túnel. Si la innovación dentro del negocio constituirá los pilares para el crecimiento futuro, la reorganización y optimización de los procesos internos, aportará los recursos para construirlos.

La automatización e informatización de las relaciones documentales, es uno de estos flujos fáciles y sencillos de optimizar y responde a una lógica de simplificación y universalización. Las empresas, no pueden permitirse situarse fuera de esta inercia. En la medida que estas reduzcan costes por eliminación de gravosos procesos de tratamiento de documentos en papel,  serán más eficientes, más productivas, más rentables y más competitivas.

Pasión vs frustración

El proceso de informatización de las empresas está lleno de historias de amor/odio, de grandes frustraciones y de grandes pasiones. Una de las grandes asignaturas pendientes es la implementación de la factura electrónica. Se ha informatizado el negocio, su gestión, pero no uno de sus elementos clave: el intercambio de documentos de cobro y pago.

Existen numerosos estudios donde se cuantifican todos los costes (visibles y ocultos) de recepción de facturas en formato papel: recibir cartas, abrirlas, extraer los documentos, tratar la información (de forma manual o con escáner), introducir esa información en un sistema informático, gestionar los errores humanos de esta introducción…, y luego responder a los proveedores cada vez que llamen a preguntar por su factura. En función del tratamiento que se de a la información, el coste será mayor o menor, pero siempre será un coste inútil.

¿Cómo es posible que en plena era de conexión permanente entre las personas, con tecnología en el móvil, las empresas sigan usando un papel para enviarse datos?

¿No tiene el emisor la información en un sistema informático y el receptor también? ¿No existe Internet? ¿No existen operadores de redes de comercio electrónico que conectan a las empresas?

En este ámbito existe mucha confusión y demasiado esfuerzo inútil en las empresas para tratar de establecer  estos circuitos de comunicación documental entre proveedores y clientes. Con demasiada frecuencia, hay personas o dirigentes en las compañías que consideran más útil para ellos establecer el proceso con sus propios recursos técnicos, materiales y humanos. Generalmente ignorando la embergadura del proyecto, desconociendo que también constituye un reto para sus “x”  proveedores con los que debe convenir cómo establecer este circuito y que a su vez,  les sea útil y práctico.

En ocasiones hay empresas que adoptan la fórmula: “Creo un portal para mis proveedores y que todos vengan aquí… que no les cuesta…”.

El problema, entonces, no ha hecho más que empezar  cuando ese número “x”,  se convierte en varios cientos o varios miles. Tan sólo la comunicación inicial con ellos tendrá un coste superior al ahorro previsto. Resolver sus dudas, sus necesidades, hacerlo compatible, formarles, darles soporte y mantener el sistema operativo hará que el objetivo inicial en nada se parezca al resultado final (si se llega).  Y los proveedores, que también son empresas  con sus propias necesidades, sólo percibirán que un cliente más, les ha metido en otro problema.

Son las situaciones con las que nos encontramos, lamentablemente, con alguna frecuencia.

Un poco de luz

En nuestro caso, hemos apostado por crear una red de empresas que están en disposición de resolver transacciones electrónicas de documentos y que, al igual que en cualquier otro sistema de comunicaciones (e-mail, teléfono, móvil, correos…) cada empresa tiene su propio sistema para recibir y enviar documentos, conectado a una red y a un operador que le facilita y asegura la comunicación con toda la comunidad, y la conexión con otras comunidades locales o internacionales.

Si cada empresa resuelve solamente sus necesidades, ahorra y no necesita incurrir en costes no deseados ni pensados, el sistema es mucho más eficiente.

Existen en el mercado operadores que facilitan y propician estos ahorros de costes para sus clientes. En nuestro caso, SERES dispone de soluciones que hacen posible que la implantación de la factura electrónica  entre una empresa y sus proveedores suponga un gran ahorro para la primera, y una oportunidad para todos, sin asumir costes extras ni duplicar procesos.

Nuestro objetivo es optimizar los procesos de transacciones de documentos mercantiles entre empresas, que les permita ahorrar costes, sin necesidad de inversión, facilitando, iluminando, permitiendo ver una luz del camino en el final del túnel.

Javier López, director general de SERES