La crisis nos obliga a todos, no podemos quedarnos parados esperando a que pase, a menos que queramos sucumbir a ella. En este escenario, la tecnología es, casi siempre, una tabla de salvación, un facilitador que nos permite mantener la actividad, incluso aumentarla, sin tener que asumir importantes esfuerzos. Hace unos años cuando una empresa incorporaba las TIC se decía que se había mecanizado, es decir, que había dejado de hacer determinadas actividades a mano, artesanalmente. Este era el espíritu y sentido de las TIC y debe seguir siéndolo. Al igual que la cadena de montaje revolucionó la fabricación en serie, las TIC mejoran los procesos y los automatizan, y automatización es sinónimo de ahorro.
Si comparamos una empresa del siglo XXI con otra de finales de XX vemos como ha cambiado casi todo menos una cosa: la manera cómo emitimos y recibimos las facturas. Algo paradójico. Seguimos haciendo “a mano” una de las actividades críticas del negocio, la que nos asegura su sustento. Hemos incorporado ERPs, CRMs, sistemas de Business Intelligence, Internet/Intranet, email, etc., pero seguimos utilizando el correo postal para enviar y recibir las facturas ¿por qué?
La respuesta no es fácil. Quizá la razón principal sea el miedo a lo desconocido. La factura es el principal documento de una empresa y seguimos desconfiando de las TIC en determinados ámbitos. Algo sorprendente si tenemos en cuenta que son muy pocas las empresas que no utilizan las ventajas de la banca electrónica.
Otro factor que actúa como barrera de entrada es el exceso de ruido, la confusión que se ha generado en torno a la factura electrónica. Confusión creada tanto por los múltiples formatos que se ofertan en el mercado como por los distintos escenarios de utilización. Así, hay empresas que emiten y reciben facturas sólo en formato electrónico, otras que sólo lo hacen en papel y otras que sólo emiten o sólo reciben en formato electrónico. Una situación que anima al desaliento del más voluntarioso, especialmente cuando el intercambio se complica con el uso, por parte de las empresas, de diferentes formatos electrónicos. No hay que olvidar que el proceso de informatización de las empresas está lleno de historias de amor/odio, de grandes frustraciones y de grandes pasiones. Existen números estudios donde se cuantifican todos los costes (visibles y ocultos) de recepción de facturas en formato papel: recibir cartas, abrirlas, extraer los documentos, tratar la información (de forma manual o con escáner), introducir esa información en un sistema informático, gestionar los errores humanos de esta introducción…, y luego responder a los proveedores cada vez que llamen a preguntar por su factura. En función del tratamiento que se dé a la información, el coste será mayor o menor, pero siempre será un coste inútil.
¿Cómo es posible que en plena era de conexión permanente entre las personas, con tecnología en el móvil, las empresas sigan usando un papel para enviarse datos?
¿No tiene el emisor la información en un sistema informático y el receptor también? ¿No existe Internet? ¿No existen operadores de redes de comercio electrónico que conectan a las empresas?
Con demasiada frecuencia, hay personas o dirigentes en las compañías que consideran más útil para ellos establecer el proceso con sus propios recursos técnicos, materiales y humanos. Generalmente ignorando la envergadura del proyecto, desconociendo que también constituye un reto para sus “x” proveedores con los que debe convenir cómo establecer este circuito y que a su vez, les sea útil y práctico. En ocasiones hay empresas que adoptan la fórmula: “Creo un portal para mis proveedores y que todos vengan aquí… que no les cuesta…”.
El problema, entonces, no ha hecho más que empezar cuando ese número “x”, se convierte en varios cientos o varios miles. Tan sólo la comunicación inicial con ellos tendrá un coste superior al ahorro previsto.
En nuestro caso, hemos apostado por crear una red de empresas que están en disposición de resolver transacciones electrónicas de documentos y que, al igual que en cualquier otro sistema de comunicaciones (e-mail, teléfono, móvil, correos…) cada empresa tiene su propio sistema para recibir y enviar documentos, conectado a una red y a un operador que le facilita y asegura la comunicación con toda la comunidad, y la conexión con otras comunidades locales o internacionales. SERES dispone de soluciones que hacen posible que la implantación de la factura electrónica entre una empresa y sus proveedores suponga un gran ahorro para la primera, y una oportunidad para todos, sin asumir costes extras ni duplicar procesos. Nuestro objetivo es optimizar los procesos de transacciones de documentos mercantiles entre empresas, que les permita ahorrar costes, sin necesidad de inversión, haciendo realidad la eFactura en la empresa.
Alberto Redondo, director de Canal y Marketing de SERES
Normas de participación
Esta es la opinión de los lectores, no la de este medio.
Nos reservamos el derecho a eliminar los comentarios inapropiados.
La participación implica que ha leído y acepta las Normas de Participación y Política de Privacidad
Normas de Participación
Política de privacidad
Por seguridad guardamos tu IP
216.73.216.29